Kirjaamon toimialueena on yliopiston hallinto ja erityisesti hallinnossa valmistellut asiakirjat ja asiakirjalliset tietoaineistot.

Kirjaamon esittely

Kirjaamossa ylläpidetään arkistolain (1994/831) tarkoittamaa yliopiston arkistonmuodostussuunnitelmaa.

Kirjaamo vastaa myös päätearkiston toiminnasta.

Kirjaamossa ylläpidetään asianhallintajärjestelmää, johon kirjataan niitä yliopistolle saapuvia ja yliopistolta lähteviä asiakirjoja, jotka kulkevat yliopistopalveluiden kautta, sekä annetaan tietopalvelua näistä kirjatuista asiakirjoista. Kirjaamo vastaa myös asianhallintajärjestelmän edelleen kehittämisestä.

Yksikkö vastaanottaa ja käsittelee ne tehtävien sekä apurahojen ja stipendien hakuasiakirjat, jotka hakuilmoituksen perusteella toimitetaan kirjaamoon.

Kirjaamosta saa pyydettäessä professorinvirkojen tehtäväntäyttöselosteet ja muiden tehtävien tehtäväntäyttösuunnitelmat, jotka lähetetään sähköisesti tai postitse ilmoitettuun osoitteeseen.

Keskeiset tehtävät

  • asiakirjahallinnon vastuu ja kehittäminen
  • saapuvien ja lähtevien asiakirjojen kirjaaminen
  • hakemusasiakirjojen vastaanottaminen
  • yliopiston arkistotoimesta ja yliopiston pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista ja aineistoista huolehtiminen
  • asiakirjojen rekisteröiminen sähköiseen diaariin tiedon löytymisen ja hallinnan varmistamiseksi

Lait

Ohjeet ja säännöt

Paperiasiakirjojen toimittaminen

Asiakirjoja voi toimittaa kirjaamoon henkilökohtaisesti, toisen henkilön välityksellä tai lähettämällä ne postissa.

Asiakirjojen lähettäminen postitse on lähettäjän vastuulla.

Jos asiakirja on toimitettava kirjaamoon tietyssä määräajassa, on muistettava, että asiakirjan tulee olla perillä kirjaamossa viimeistään määräajan viimeisenä päivänä.

Asiakirjojen toimittaminen sähköisesti

Asiakirjoja otetaan vastaan sähköpostina. Lähettämisestä ns. sähköisenä viestinä on tarkemmat säännökset laissa.

Kirjaamon sähköpostiosoite on kirjaamo(at)uwasa.fi

Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 2003/13

8 § Vastuu sähköisen viestin perillemenosta

Sähköinen viesti toimitetaan viranomaiselle lähettäjän omalla vastuulla.

Määräajassa toimitettava asiakirja on lähetettävä ennen määräajan päättymistä kirjaamoon siten, että asiakirja on yliopiston käytettävissä vastaanottolaitteessa tai tietojärjestelmässä määräajan kuluessa. Asiakirja katsotaan saapuneeksi, jos yliopistolla pystytään käsittelemään sitä teknisesti. Asiakirjaa, jonka lähettäjää ei saada selville ja jonka sisältöä ei muutoinkaan pystytä avaamaan, ei katsota saapuneeksi.

Viranomaiselle saapunutta sähköistä asiakirjaa ei tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä. Vaasan yliopiston käytössä ei ole sähköisen allekirjoituksen tekniikkaa.

Jos yliopiston käyttämä sähköinen järjestelmä on epäkunnossa tai poissa käytöstä taikka selvitystä asiakirjan saapumisajankohdasta ei muusta vastaavasta syystä voida saada, sähköisen asiakirjan saapumisajankohdaksi määritellään asiakirjan lähettämisajankohta. Lähettämisajankohdan määrittäminen saapumisajankohdaksi edellyttää, että lähettämisajankohdasta esitetään luotettava selvitys.

Sähköpostitse saapuneesta asiakirjasta lähetetään kirjaamosta hakemuksen tai muun asiakirjan saapumisesta kertova sähköpostiviesti ilman erillistä pyyntöä. Faksina tai muulla tavoin saapuneiden hakemusten saapumisesta ilmoitetaan vain erikseen pyydettäessä.

Suositus sähköpostin liitetiedostoista

Jos asiakirja halutaan lähettää sähköpostiviestin liitetiedostona, tulee liitetiedosto tallentaa word-, rtf-, excel-, power point tai pdf-tallennusmuotoon. Jos lähettäjä käyttää liitetiedostossa muuta tallennusmuotoa, ei voida taata, että liitetiedostona lähetetty asiakirja avautuisi kirjaamossa käytössä olevilla ohjelmilla.

Tietojen julkisuus

Yliopiston asiakirjat ja niiden tiedot ovat julkisia, elleivät ne ole salassa pidettäviä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (JulkL 1999/621) perusteella. Tyypillinen esimerkki salassa pidettävästä asiakirjasta on sellainen, joka sisältää tietoja toisen henkilön terveydentilasta tai tutkimus- tai liikesalaisuuksista. Asiakirjojen julkisuus ratkaistaan asiakirjakohtaisesti. Tehdystä ratkaisusta voi valittaa.

Julkisuuslaki 1999/621

Kirjaamoon saapuvat asiakirjat rekisteröidään asianhallintajärjestelmään. Yksittäisiä käsiteltäviä asioita tai asiakirjoja voi tiedustella kirjaamosta puhelimitse, sähköpostilla tai käymällä kirjaamossa osoitteessa Torni, Yliopistonranta 7, 2. kerros.

Asiakirjojen kirjaaminen

Laissa viranomaisten toiminnan julkisuudesta (21.5.1999/621) edellytetään, että viranomaisten tulee "pitää luetteloa käsiteltäväksi annetuista ja otetuista sekä ratkaisuista ja käsitellyistä asioista tai muutoin huolehtia siitä, että sen julkiset asiakirjat ovat vaivattomasti löydettävissä". Käytännössä tämä tarkoittaa asiakirjojen rekisteröintiä esimerkiksi asianhallintajärjestelmän kaltaiseen rekisteriin ja muuta järkevää asiakirjojen arkistointitapaa (arkistointia esim. ajan, numeron tai nimen perusteella) sekä arkistossa olevien asiakirjojen luettelointia.

Julkisuuslaki 1999/621

Kirjaamisella tarkoitetaan yliopiston käsittelemiin asioihin liittyvän kirjeenvaihdon ja päätösten sekä asioiden käsittelyvaiheiden merkitsemistä asianhallintajärjestelmään. Kyse on vireille tulleiden asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen päivittäisestä rekisteröinnistä. Asianhallintajärjestelmä on asiakirjoista tiedonhaun ja asioiden käsittelyn seurannan väline.

Yliopiston asianhallintajärjestelmää käyttää kirjaamo. Järjestelmään kirjataan yliopiston ja yksiköiden keskeiset hallinnolliseen päätöksentekoon liittyvät asiakirjat. Asiakirjan fyysisellä muodolla ei ole merkitystä, sillä faksi ja sähköpostikin on kirjattava asiakirja. Asianhallintajärjestelmän osia ovat diaari ja asiakirjatietokanta. Diaariin rekisteröidään käsittelyyn tulevat ja käsittelyssä olevat asiat ja asioihin kuuluvat asiakirjat.

Kirjattujen asiakirjojen julkisuus

Asianhallintajärjestelmän diaari on julkinen asiakirja, johon kaikilla on oikeus tulla tutustumaan.

Diaariin rekisteröidyt asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia asiakirjoja. Niiden joukossa voi kuitenkin olla kokonaan tai osittain salaisia asiakirjoja. Asiakirjojen salaiseksi määrääminen perustuu lakiin viranomaisen toiminnan julkisuudesta (1999/621).

Salassapitosäännöksiin perustuen kirjattujen asiakirjojen tai niissä olevien tietojen antamista voidaan rajoittaa.

Kirjattujen asiakirjojen arkistointi, säilyttäminen ja hävittäminen

Kirjatut asiakirjat säilytetään arkistonmuodostussuunnitelman edellyttämällä tavalla.

Yhteystiedot

Sähköposti: kirjaamo(at)uwasa.fi

Puh. 029 449 8079

Postiosoite

Vaasan yliopisto
Kirjaamo
PL 700
65101 Vaasa

Katuosoite

Torni
Yliopistonranta 7
65200 Vaasa