Tietosuojailmoitus

Vaasan yliopisto (Y-tunnus 0209599-8) kerää henkilötietoja uwasa.fi-sivustonsa käyttäjistä. Olemme sitoutuneet noudattamaan henkilötietojen käsittelyssä tietosuojalainsäädännön vaatimuksia.

Tätä tietosuojailmoitusta saatetaan päivittää tulevaisuudessa. Ajantasaisen version löydät aina tältä sivulta. Tutustu myös sivuston yleisiin käyttöehtoihin.

1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Uwasa.fi-sivustolla henkilötietojasi kerätään ja käsitellään, jotta pystyt käyttämään sivustoa, verkkosivujen tekniseen ylläpitoon, viestintään ja markkinointiin, sekä sivuston käytön analysointiin, kehittämiseen ja käyttökokemuksen parantamiseen. Lisäksi käsittelemme henkilötietojasi sivuston tietoturvasta huolehtimisessa sekä mahdollisten väärinkäytösten ehkäisyssä ja tutkinnassa.

2. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet

  • Lakisääteinen velvoite: Vaasan yliopisto voi käsitellä henkilötietojasi lakisääteisiä velvoitteitaan noudattaakseen. Tällaisia perusteita ovat esimerkiksi henkilökunnan osalta työnantajavelvoitteen täyttäminen, opiskelijoiden osalta opetuksen ja sen tukitoimintojen järjestäminen, yliopiston turvallisuuden ja toiminnan jatkuvuuden varmistaminen, lakisääteisten raportointivelvoitteiden täyttäminen ja viranomaisvaatimuksiin vastaaminen.
  • Oikeutettu etu: Vaasan yliopisto voi säilyttää ja käsitellä henkilötietojasi, kun se on tarpeen yliopiston intressien toteuttamiseksi. Tämän perusteen nojalla voimme esimerkiksi lähettää sinulle yliopiston toimintaa koskevia tiedotteita ja huolehtia yliopiston toiminnan ja palvelujen analysoinnista, ylläpidosta ja kehittämisestä.
  • Yleisen edun mukainen tehtävä tai julkisen vallan käyttö: Vaasan yliopisto voi käsitellä henkilötietojasi silloin, kun käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi, kuten esimerkiksi tieteelliseen tai historialliseen tutkimukseen, tilastointiin tai arkistointiin, tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.
  • Suostumus: Vaasan yliopisto voi käsitellä henkilötietojasi antamasi nimenomaisen suostumuksen nojalla, esimerkiksi uutiskirjeen vastaanottajarekistereissä. Tällöin voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Tietojesi käsittely on tällöin lopetettava, ellei yliopistolla ole muuta laillista perustetta henkilötietojesi käsittelyyn.
  • Elintärkeä etu: Poikkeustilanteissa Vaasan yliopisto voi käsitellä henkilötietojasi tilanteissa, joissa niiden käsittely on tarpeen kiireelliseen ongelmaan puuttumisen vuoksi tai vähentää sinulle mahdollisesti aiheutuvaa vahinkoa. Tällainen käsittely palvelee elintärkeää etuasi.

2. Mitä tietoa keräämme?

  • Vaasan yliopistolle antamasi tiedot: Esimerkiksi palautelomakkeilla antamasi yhteystiedot, jotta voimme tarvittaessa vastata tai kysyä lisätietoja palautteeseesi liittyen. Näiden tietojen antaminen on vapaaehtoista.
  • Palveluiden käytöstä saadut tiedot: Keräämme uwasa.fi -sivuston käyttäjistä tietoa esimerkiksi evästeiden (cookies) avulla (kts. seuraava luku). Sivuston käytöstä tallennetaan esimerkiksi tieto käyttäjämääristä, käyttäjämaasta, käyttöajasta, käytetystä selaimesta sekä sisällöistä, joissa kävijä on vieraillut sekä käytetäänkö sivustoa kampuksen sisä- vai ulkoverkosta. Näiden tietojen avulla yksittäinen käyttäjä ei ole tunnistettavissa.

3. Uwasa.fi -sivuston evästekäytännöt

Verkkopalvelussa käytetään evästeitä (cookies), jotka ovat pieniä, käyttäjän tietokoneelle lähetettäviä ja siellä säilytettäviä tekstitiedostoja. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Tietoja käytetään palvelun käytön analysoinnissa, palvelun kehittämisessä sekä verkkomarkkinoinnissa.

Uwasa.fi -verkkopalveluun saapuessasi voit halutessasi kieltää muiden kuin sivuston toiminnan kannalta välttämättömien evästeiden vastaanoton ja käytön niiden käyttötarkoituksen mukaan käyttämämme CookieBot-palvelun avulla. Evästetiedot -sivulta saat lisätietoja käyttämistämme evästeistä sekä pystyt muokkaamaan omia evästeasetuksiasi. Voit hallinnoida evästeitä vaihtoehtoisesti myös selainasetustesi kautta, poistamalla evästeet käytöstä tai tyhjentämällä ne selainhistorian kautta.

Osa evästeistä on sivullamme esiintyvien kolmansien osapuolten palveluiden asettamia. Asetuksistasi riippuen keräämme teknisesti välttämättömien evästeiden lisäksi tilastotietoa, tietoa käyttökokemuksen kehittämistä varten ja kohdennettua markkinointia varten.

Vaasan yliopisto ei käytä omia tai kolmannen osapuolen evästeitä henkilöllisyytesi selvittämiseen. Vaasan yliopisto ei myöskään yhdistä IP-osoitettasi sinuun tai kerää mitään tietoja, joista henkilöllisyytesi selviäisi, ellet vapaaehtoisesti lähetä meille näitä tietoja.

Uwasa.fi-sivustolla oleviin kolmannen osapuolen tarjoamiin palveluihin tai kolmannen osapuolen välittämiin sovelluksiin sovelletaan kyseisen kolmannen osapuolen omia käyttö- tai muita ehtoja.

4. Luovutammeko henkilötietoja?

Siirrämme henkilötietoja ainoastaan Vaasan yliopiston organisaation sisällä ja ainoastaan siinä laajuudessa, kuin se sivustojen teknisen ylläpidon ja kehittämisen, sivustojen sisällön viestinnän, markkinoinnin, ylläpidon, analysoinnin ja kehittämisen kannalta on tarpeen.

Vaasan yliopisto luovuttaa henkilötietojasi kolmansille osapuolille ainoastaan seuraavissa tilanteissa:

  • Suostumuksesi: Henkilötietojasi voidaan luovuttaa nimenomaisella suostumuksellasi esimerkiksi kolmannen osapuolen tarjoamaan palveluun liittyen.
  • Palveluntarjoajat: Luovutamme henkilötietoja ainoastaan siinä laajuudessa kuin kolmannet osapuolet tarvitsevat pääsyn käsittelemiimme henkilötietoihin voidakseen tarjota palveluita Vaasan yliopistolle tämän tietosuojaselosteen määrittelemissä tarkoituksissa. Tällä tarkoitetaan esimerkiksi Googlen tarjoamaa Google Analytics -analysointityökalua. Olemme toteuttaneet asianmukaiset toimenpiteet varmistaaksemme, että henkilötietojasi käsitellään tällöin ainoastaan tässä tietosuojaselosteessa mainittuihin tarkoituksiin ja voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti. Tällöin henkilötietojen käsittely tapahtuu Vaasan yliopiston puolesta ja Vaasan yliopiston lukuun.
  • Tutkimuskäyttö: Saatamme joissakin tapauksissa luovuttaa tietoja tieteellistä tai muuta tutkimusta (esim. opiskelijoiden projekteja) varten tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti.
  • Oikeudelliset syyt: Vaasan yliopisto voi jakaa henkilötietojasi kolmansien osapuolten kanssa, mikäli pääsy henkilötietoihin tai niiden muu käsittely on tarpeen i) soveltuvan ja/tai oikeuden määräyksen täyttämiseksi; ii) väärinkäytösten, turvallisuusriskin tai teknisen ongelman havaitsemiseen, estämiseen tai käsittelemiseen. Vaasan yliopisto informoi tällaisesta henkilötietojen käytöstä silloin kun se on mahdollista.

5. Kansainväliset tietojen siirrot

Uwasa.fi -sivuston palvelin sijaitsee ETA-alueella. Pyrimme toteuttamaan kaikki sivustoomme liittyvät palvelut EU-alueella tai Euroopan talousalueella (ETA) sijaitsevia toimijoita ja palveluita hyödyntäen. Sivustomme käyttämiseen liittyviä palveluita saatetaan kuitenkin joissakin tapauksissa toteuttaa myös kolmansissa valtioissa sijaitsevia toimijoita ja palvelimia käyttäen, ja tällöin henkilötietojasi saatetaan siirtää myös EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä noudattaen. Mikäli siirrot kohdistuvat sellaisiin kolmansiin valtioihin, joissa ei ole taattu tietosuojan riittävää tasoa, siirrot suojataan asianmukaisin suojatoimin, kuten Euroopan komission tai valvontaviranomaisen hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin tai yritystä koskeviin sitoviin sääntöihin.

6. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin on tarpeen tässä tietosuojailmoituksessa mainittujen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi käsittelyn oikeusperusteen voimassaolon ajan.

7. Tietojen suojaus

Tietosuojatyö on sisällytetty Vaasan yliopiston toimintaan kiinteänä osana yliopiston tietoturvatyötä ja yleishallintoa. Vaasan yliopiston käsittelemät henkilötiedot kerätään ja niitä käsitellään ainoastaan sellaisissa järjestelmissä ja tietokannoissa, jotka noudattavat yliopiston tietoturvakäytäntöjä. Henkilötiedot sijaitsevat tällöin lukituissa ja vartioiduissa tiloissa tai käyttöoikeudeltaan rajoitetuissa järjestelmissä ja tietokannoissa. Tietoihin pääsevät käsiksi vain ne henkilöt, joiden on tarpeen käsitellä tietoja työtehtäviensä toteuttamiseksi tai yliopiston palvelun tarjoamiseksi. Tietojen urkkiminen tai käyttö muuhun kuin yliopiston määrittämään tarkoitukseen on ankarasti kielletty.

8. Automatisoitu päätöksenteko

Automaattisia päätöksiä ei tehdä

9. Tietosuojailmoituksen muuttaminen

Vaasan yliopisto voi muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Mahdollisista muutoksista ilmoitetaan aina tässä tietosuojaselosteessa.

10. Oikeutesi

  • Oikeus vaatia tiedon korjaamista: Sinulla on oikeus vaatia väärän, epätarkan, epätäydellisen, vanhentuneen tai tarpeettoman tiedon korjaamista tai täydentämistä ottamalla yhteyttä Vaasan yliopistoon.
  • Oikeus vaatia tiedon poistamista: Voit pyytää meitä poistamaan henkilötietosi järjestelmistämme. Suoritamme pyyntösi mukaiset toimenpiteet, mikäli meillä ei ole oikeutettua syytä olla poistamatta tietoa. Tiedot eivät välttämättä poistu välittömästi kaikista varmuuskopio- tai muista vastaavista järjestelmistämme.
  • Oikeus vastustaa: Voit pyytää rajoituksia henkilötietojesi käsittelyyn, mikäli tietojasi käsitellään muihin tarkoituksiin kuin palvelumme suorittamiseksi tai laista aiheutuvan velvollisuuden täyttämiseksi. Voit myös vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, vaikka käsittely perusteuisi aikaisemmin antamaasi suostumukseen. Henkilötietojen käsittelyn vastustaminen saattaa johtaa rajoitetumpiin mahdollisuuksiin käyttää verkkosivujamme. Sinulla on oikeus kieltäytyä sähköisestä suoramarkkinoinnista seuraamalla ohjeita, jotka sisältyvät kaikkiin lähettämiimme markkinointiviesteihin.
  • Oikeus rajoittaa tiedon käsittely: Voit pyytää Vaasan yliopistoa rajoittamaan tiettyjen henkilötietojesi käsittelyä. Tietojen käsittelyn rajoittamista koskeva pyyntö saattaa johtaa rajoitetumpiin mahdollisuuksiin käyttää verkkosivujamme sekä palveluitamme.
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Sinulla on oikeus saada henkilötietosi meiltä jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa, jotta voit välittää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
  • Tarkastusoikeus: Sinulla on oikeus tarkistaa, mitä sinua koskevia tietoja yhteystietorekisteriimme on tallennettu.

11. Kuka on rekisterinpitäjä ja kehen voin ottaa yhteyttä

Rekisterinpitäjä:

Vaasan yliopisto
PL 700, 65101 VAASA
Puhelinvaihde: 029 449 8000

Tarkastus- ja muut rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt tehdään keskitetysti Vaasan yliopiston kirjaamoon henkilökohtaisen käynnin yhteydessä. Pyynnön esittäjän henkilöllisyys tarkistetaan pyyntöä esitettäessä ja ennen tietojen antamista, jotta Vaasan yliopisto voi varmistua siitä, että rekisteröidyn henkilötiedot luovutetaan ainoastaan rekisteröidylle itselleen tai muulle tietojen vastaanottamiseen oikeutetulle henkilölle, kuten rekisteröidyn valtuuttamalle vastaanottajalle. Henkilöllisyys voidaan todistaa valokuvalla varustetulla virallisella henkilöllisyystodistuksella, joksi hyväksytään EU-ajokortti, passi tai poliisiviranomaisen antama henkilökortti.

Mikäli sinulla on muita kysymyksiä Vaasan yliopiston suorittamasta henkilötietojen käsittelystä, voit olla sähköpostitse yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavana toimivaan henkilöön tietosuojavastaava@uwasa.fi.

Pyyntöihisi vastataan kuukauden kuluessa, tai jos perustellusta syystä tämä on mahdotonta, sinulle ilmoitetaan kuukauden kuluessa käsittelyn viivästymisestä ja sinulle kerrotaan viivästymisen syy. Pyyntöihisi vastataan kuitenkin aina viimeistään kolmen kuukauden kuluessa pyynnön tekemisestä.

Lisätietoja Vaasan yliopiston tietosuojasta löydät osoitteesta: https://it.uwasa.fi/dataprotection/

12. Valitusoikeus

Jos henkilötietojesi käsittelyssä on mielestäsi rikottu tietosuojalainsäädäntöä, sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle rekisterinpitäjän toteuttamasta henkilötietojen käsittelystä. Valitus tehdään toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, Suomessa tietosuojavaltuutetulle tämän antamien ohjeiden mukaisesti. Lisätietoja löydät tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta https://tietosuoja.fi.