Vox cordis -lukijatutkimuksen ja tilaajarekisterin tietosuojailmoitus

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679),
Artiklat 13 ja 14
Laadittu: 11.5.2020

1. Rekisterinpitäjä

Vaasan yliopisto
Wolffintie 32
65200 VAASA
Y-tunnus 0209599-8
Puhelin: 029 449 8000
Sähköposti tietosuoja@uwasa.fi

2. Rekisterinpitäjän edustaja ja yhteyshenkilöt

Kyselyn yhteyshenkilö Vaasan yliopistossa:
Riikka Kalmi, riikka.kalmi@uwasa.fi, puh. 029 449 8231

3. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Sami Kinnunen
Sähköposti: tietosuojavastaava@uwasa.fi
Puhelin: 0443248761

4. Rekisterien nimet

Vox cordis -lukijakysely 2020, Vox cordis -lehden osoitetietokanta Vaasan yliopiston CRM-järjestelmässä

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tietoja kerätään arvonnan suorittamista varten. Henkilötietojen antaminen arvontaan on vapaaehtoista. Tiedot poistetaan heti arvonnan jälkeen.
Tietoja kerätään myös Vox cordis -lehden tilaamista varten. Henkilötietojen antaminen tilausta varten on vapaaehtoista.

6. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Peruste henkilötietojen käsittelyyn on: Rekisteröidyn suostumus

7. Tietosisältö ja säilytysajat

Kyselyssä arvontaan osallistuvien henkilöiden yhteystiedot: nimi, sähköposti ja puhelinnumero säilytetään arvontaan eli kesäkuuhun 2020 saakka, jonka jälkeen ne poistetaan. Kyselyn kautta Vox cordis -lehden tilanneiden yhteystiedot: (nimi, sähköposti, osoitetiedot) siirretään yliopiston CRM-järjestelmään, jossa sijaitsee Vox cordis -lehden tilaajarekisteri. Tilaajarekisterissä tietoja säilytetään toistaiseksi tai siihen asti, että henkilö lopettaa tilauksensa.

8. Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan

Kyselyyn vastanneet ilmoittavat itse omat tietonsa. Tietojen antaminen on vapaaehtoista.

9. Tietojen siirto tai luovuttaminen

Henkilötietoja ei luovuteta yliopiston ulkopuolelle.

10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen suojaamisen periaatteet

Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.

Manuaalinen aineisto
- Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomalta käsittelyltä (esim. hävittäminen, muuttaminen tai luovuttaminen). Jokainen käsittelijä voi käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän tarvitsee työtehtävissään.
- Asiakirjat säilytetään ulkopuolisilta suojattuina lukitussa tilassa. Asiakirjat tulostetaan vain tarvittaessa ja paperitulosteet tuhotaan käytön jälkeen.
Automaattisesti käsiteltävät tiedot
- Kaikki tietojenkäsittely perustuu käyttöoikeuksiin, jotka riippuvat henkilön roolista ja asemasta organisaatiossa, sekä tarvittaessa erikseen kunkin rekisterin vastuutahon myöntämiin käyttölupiin. Käyttöoikeuksien voimassaolo tarkistetaan päivittäin.
- Tietotekniset järjestelmät ja palvelut on suojattu alan hyvien käytäntöjen mukaisesti asiattomalta pääsyltä, niiden toimintakyky on tarvittavassa määrin varmistettu ja niiden elinkaari on hallittu.

12. Automatisoitu päätöksenteko

Automaattisia päätöksiä ei tehdä.

13. Rekisteröidyn yleiset oikeudet

Rekisteröidyllä on

oikeus tarkastaa rekisterinpitäjältä mitä häntä koskevia henkilötietoja on rekisteriin tallennettu
oikeus vaatia, että saa puutteelliset henkilötiedot täydennettyä sekä että Vaasan yliopisto oikaisee rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä
oikeus saada poistettua henkilötietonsa ilman aiheetonta viivytystä, edellyttäen että
- henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin
- rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta
- henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti
- henkilötiedot on poistettava Euroopan unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
rajoittaa ja vastustaa käsittelyä jos
- rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansa pitävyyden
- käsittely on lainvastaista tai rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista
- rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
- rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä 21 artiklan 1 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.
oikeus peruuttaa suostumus
oikeus peruuttaa antamansa suostumus, milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritettuun käsittelyn lainmukaisuuteen, jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Rekisteröidyllä voi olla oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, mikäli kyseessä on sellainen tieto, johon kyseinen oikeus soveltuu.
Neuvoja ja ohjeistusta rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa antaa tietosuojavastaava.

14. Muut informoitavat tiedot

Palvelun käytöstä syntyy lokimerkintöjä, joita käytetään palvelun tietoturvallisuudesta huolehtimiseen, palvelun tekniseen kehittämiseen sekä vikatilanteiden havaitsemiseen, estämiseen ja selvittämiseen (Tietoyhteiskuntakaari (917/2014) 138§, 141§, 144§, 272§). Lokeja säilytetään näihin tarkoituksiin tarvittava aika eikä niitä käytetä muuhun tarkoitukseen.

15. Tietosuojailmoituksen muuttaminen

Vaasan yliopisto kehittää jatkuvasti toimintaansa ja pidättää itselleen oikeuden päivittää tätä tietosuojailmoitusta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme että tarkistat tämän ilmoituksen aika ajoin.

Merkittävissä muutoksissa, joissa tietosuojailmoituksemme muuttuu olennaisesti, voimme ilmoittaa asiasta myös muulla tavoin ennen muutoksen voimaantuloa.

Tämä tietosuojailmoitus on viimeksi päivitetty 11.5.2020