Passiivirekisteri

Tohtoriopiskelijoiden tilanteet muuttuvat. Yliopiston tohtoriopiskelijoina on opiskelijoita, jotka eivät enää aktiivisesti opiskele tai eivät aio suorittaa tohtorintutkintoa. Opiskelijatietojärjestelmässä olevien opiskelijamäärien ja todellisten opiskelijoiden tulisi vastata toisiaan, jotta yliopiston on mahdollista varata resursseja esimerkiksi ohjauspalveluihin todellisen tarpeen mukaan. Tohtorikoulutuksen seurantaa varten Vaasan yliopistossa on käytössä passiivirekisteri.

Mitä opiskeluoikeuden passivointi tarkoittaa?

Tohtoriopiskelijan opiskeluoikeus siirretään passiiviseksi, jos opiskelija ei ole kahden edellisen peräkkäisen lukuvuoden aikana suorittanut opintoja, osallistunut ohjaukseen sovitulla tavalla tai väitöskirja ei ole edistynyt. Opiskeluoikeus siirretään passiiviseksi myös, jos opiskelija  on laiminlyönyt ilmoittautumisen viimeiset kaksi lukuvuotta tai ilmoittautunut poissaolevaksi viimeiset kaksi lukuvuotta.

Opiskeluoikeuden siirtäminen passiiviseksi ei tarkoita, että opiskelija menettää opiskeluoikeuden kokonaan vaan opiskeluoikeus voidaan muuttaa aktiiviseksi jäljempänä ohjeistetulla tavalla.

Kahdella edellisellä peräkkäisellä lukuvuodella tarkoitetaan tässä yhteydessä lukuvuotta, jolloin opiskeluoikeuden passivoinnin tarkistus suoritetaan sekä sitä edeltävää lukuvuotta.

Passivointi tehdään opiskeluoikeuskohtaisesti. Jos tohtoriopiskelijalla ei ole muita voimassaolevia opiskeluoikeuksia, on opiskelijan status opintotietojärjestelmässä tällöin ”kirjoilta poistettu”. Kirjoilta poistettu tohtoriopiskelija ei näy tilastoissa opiskelijana. Tohtoriopiskelija ei voi osallistua jatko-opintokursseille sekä hänen student.uwasa.fi -osoitteensa loppuu.

Opiskeluoikeus siirretään passiiviseksi elokuun alusta alkaen. Ne opiskelijat, joita asia koskee, saavat yliopistolta kirjeen jatkossa kevätlukukauden alussa. Tämän jälkeen opiskelijalle ei enää lähetetä muistutuskirjeitä. Passiivisuusmerkintä tehdään opiskeluoikeuteen toukokuun loppuun mennessä ilmoittautumisen vuoksi, mutta opiskeluoikeus on varsinaisesti passiivinen vasta 1.8. alkaen.

Tutkijakoulun asiantuntija ohjeistaa passiivirekisteristä ja opiskeluoikeuden aktivointiin liittyvästä menettelytavasta.

Passiivirekisteriin siirron välttäminen

Tohtoriopiskelija välttää siirron passiivirekisteriin, jos hän suorittaa jatko-opintojaan ohjaajan kanssa sovitulla tavalla, etenee väitöstutkimuksessaan ja on ilmoittautunut läsnäolevaksi yliopistoon.

Jatko-opinnoissa aktivoituminen

Passiivirekisteri ei tarkoita sitä, että opiskelija menettää opiskeluoikeutensa. Mikäli tohtoriopiskelija haluaa aktivoitua jatko-opinnoissaan, hänen tulee päivittää tutkimussuunnitelma aikatauluineen ja HOPS, joka käydään läpi väitöskirjan ohjaajan kanssa. Tämän lisäksi täytetään tohtoriopintojen aktivointilomake, joka toimitetaan ohjaajan allekirjoituksella (hyväksytty hops ja tutkimussuunnitelma liitteenä) tutkijakouluun jatko-opinnoista vastaavalle asiantuntijalle. Sekä HOPS-lomake että aktivointilomake löytyy verkkosivuilta tohtoriopiskelijan lomakkeet.

Jos opiskelija ei ole ilmoittautunut läsnä- tai poissaolevaksi, tulee hänen maksaa uudelleenkirjaamismaksu uudelleenilmoittautumisen yhteydessä.

Opiskeluoikeudesta luopuminen

Tohtoriopiskelija voi  myös luopua kokonaan jatko-opinto-oikeudesta. Jatko-opinto-oikeudesta luopuminen tarkoittaa, että opiskeluoikeutta ei voida enää palauttaa.